Teamassistenz am Lehrstuhl für Informationstechnik (m/w/d)

Ihr Arbeitsplatz

Der Lehrstuhl für Informationstechnik mit dem Schwerpunkt Kommunikationselektronik an der Technischen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) ist im Gebäude des Fraunhofer-Instituts für Integrierte Schaltungen IIS in Erlangen-Tennenlohe untergebracht. Zum Standort gehören drei Professuren mit den Schwerpunkten Kommunikationselektronik, Lokalisierung und System on Chip-Design. Das zukünftige Arbeitsumfeld umfasst wissenschaftliche sowie wissenschaftsunterstützende Mitarbeitende und Studierende verschiedener Ingenieurstudiengänge, die sich überwiegend mit technisch orientierten Fragestellungen in den Bereichen Hardware und Software beschäftigen.

Ihre Aufgaben

• Englischsprachige Korrespondenz und Textverfassung:
  
  • Eigenständige Erstellung und Bearbeitung von englischsprachigen Texten, E-Mails, Manuskripten, Briefen und weiteren Dokumenten
    
  • Sicherstellung einer professionellen und präzisen Kommunikation in englischer Sprache
    
• Allgemeine Teamassistenzaufgaben:
  
  • Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
    
  • Koordination und Planung von internen Terminen, Meetings und Veranstaltungen
    
• Lehrstuhlorganisation und Reisemanagement:
  
  • Verantwortung für die Organisation von Dienstreisen, einschließlich Antragstellung und Abrechnung
    
  • Erstellung von Protokollen bei Besprechungen und Veranstaltungen
    
  • Verwaltung von Personalangelegenheiten, insbesondere die Vorbereitung der Einstellungsverträge für Mitarbeitende und studentische Hilfskräfte, sowie die Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
    
  • Führung von Personalakten und Verwaltung von relevanten Dokumenten
    
• Finanzverwaltung und Haushaltsmittel:
  
  • Unterstützung bei der Verwaltung und Überwachung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln
    
  • Verwaltung der Geräteinventarisierung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation
    
• Organisation von Studienangelegenheiten:
  
  • Verwaltung und Organisation von Prüfungen, Abschlussarbeiten und anderen studienbezogenen Prozessen
    
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Prüfungen sowie der Erstellung von Abschlusszeugnissen und Bescheinigungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit spezifischer Weiterbildung im Bereich Finanzverwaltung
  
• Erste Erfahrung als Teamassistenz, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
  
• Berufserfahrung im Bereich Finanz- und Buchhaltungsverwaltung
  
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen MS-Office Anwendungen
  
• Ausgeprägtes, qualifiziertes Verständnis im Umgang mit Zahlen
  
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie selbständiges, strukturiertes und zuverlässiges Denken und Handeln
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie Englischkenntnisse (mind. C2-Niveau)
  
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und sprachliche Gewandtheit beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz
  
• Belastbarkeit, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themenbereiche einzuarbeiten
  
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie eine lösungsorientierte Denkweise
  
• Sehr gute Allgemeinbildung
  
• Affinität zu digitalen Prozessen sowie die Bereitschaft, bestehende Arbeitsabläufe zu optimieren und zu modernisieren

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bzw. Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
  
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
  
• Aktives Gesundheitsmanagement

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist im Anschluss eine unbefristete Weiterbeschäftigung vorgesehen.

Entgelt

TV-L E 7

Arbeitszeit

Voll- oder Teilzeit