Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Terminorganisation und administrativer Unterstützung des Instituts
  
• Selbstständige Lehrveranstaltungs-, Prüfungs- und Raumverwaltung über die einschlägigen Plattformen
  
• Selbstständige administrative Verwaltung und Controlling von Drittmittelprojekten, insbesondere Überwachung der Projektbudgets und Mittelverwendung, Kontrolle von Fristen und Projektlaufzeiten sowie Erstellung und Aufbereitung projektbezogener Unterlagen unter Beachtung der geltenden Vorgaben
  
• Organisatorische Vorbereitung und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen und Gastvorträge, einschließlich Termin-, Raum- und Ablaufkoordination
  
• Pflege und Aktualisierung von Forschungsaktivitäten und -ergebnissen in der Forschungsdatenbank CRIS
  
• Eigenständige administrative Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie Raumverwaltung über die hierfür vorgesehenen universitären Plattformen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation
  
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer universitären Verwaltung
  
• Erfahrung im Umgang mit universitären Verwaltungssystemen, z. B. Campus-Management-System (Campo), Lernplattform (StudOn) und Forschungsinformationssystem (CRIS) oder vergleichbaren Anwendungen, wünschenswert
  
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
  
• Kenntnisse in mindestens einer romanischen Sprache, insbesondere Französisch, Spanisch oder Italienisch, von Vorteil
  
• Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
  
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben und Fristen sicher zu koordinieren
  
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und verbindliches Auftreten

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Anmerkung

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.