Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten
  
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops
  
• Betreuung internationaler Gäste
  
• Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website
  
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge
  
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise
  
• Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz
  
• Budgetverantwortung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
  
• Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement
  
• Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert
  
• Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert
  
• Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert
  
• Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil
  
• Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau)
  
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
  
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets
  
• Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung
  
• Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams
  
• Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
  
• Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
  
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
  
• Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS