Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Betreuung der Schlüsselverwaltung der FAU einschließlich der Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und -verlusten sowie der Pflege von Schlüsselbeständen und zugehörigen Dokumentationen
  
• Überprüfung von Schließanlagen sowie Verwaltung der schließtechnischen Online-Formulare und Pflege relevanter Daten im CAFM-System FAMOS
  
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsgruppen sowie der Referats- und Abteilungsleitung, insbesondere die Koordination von Wartungs- und Prüfterminen einschließlich der Mitwirkung bei der Erstellung von Wartungsverträgen
  
• Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen
  
• Unterstützung bei der Pflege des Online-Auftritts des Referats, insbesondere bei der Bereitstellung und Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
  
• Berufserfahrung in der kaufmännischen oder administrativen Sachbearbeitung, idealerweise in den Bereichen Einkauf, Verkauf oder Personalwesen, von Vorteil
  
• Erfahrung im Umgang mit administrativen Abläufen, Dokumentationen sowie der Datenpflege
  
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
  
• Bereitschaft zur Einarbeitung in universitätsinterne IT-Anwendungen, insbesondere das CAFM-System FAMOS
  
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau)
  
• Verhandlungsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
  
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Aktives Gesundheitsmanagement
  
• IT-gestütztes Facility-Management-System

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.