Projektkoordinator (m/w/d) Dokumentenmanagement

Ihr Posten in unserer Crew

In dieser zentralen Schnittstellenfunktion im Project Office übernehmen Sie die Verantwortung für das strukturierte Dokumentenmanagement sowie für die fristgerechte Einreichung aller genehmigungs- und zulassungspflichtigen Bauunterlagen beim öffentlichen Auftraggeber. Gleichzeitig unterstützen Sie das Project Office im Aufgabenmanagement sowie bei organisatorischen Tätigkeiten und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Projektablauf.

Ihre Aufgaben auf einen Blick:

• Einen wesentlichen Teil Ihrer Rolle bildet die Steuerung aller Genehmigungs- und Zulassungsprozesse für Bauunterlagen durch Klassifikationsgesellschaften oder öffentliche Auftraggeber, einschließlich der Terminüberwachung, Statusnachverfolgung und Reporting in den eingesetzten IT-Systemen (z.B. Jira).
• Darüber hinaus koordinieren Sie die Einhaltung sämtlicher Prüffristen und halten das Verzeichnis der zulassungs- und genehmigungspflichtigen Unterlagen stets aktuell.
• Regelmäßig führen Sie Statusrunden mit externen Beteiligten durch und dokumentieren die Ergebnisse.
• Die Einreichung und Nachverfolgung von Abweichungsbescheinigungen zwischen Klasseregularien und projektspezifischen Bauvorschriften fällt ebenso in Ihren Verantwortungsbereich.
• Mit Ihrer organisatorischen Unterstützung stärken Sie das Project Office in koordinativen, administrativen und operativen Aufgabenbereichen.
• Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung projektübergreifender Prozesse, Standards und Tools ein und fördern damit den Wissenstransfer im Team.

Das haben Sie im Gepäck

• Abgeschlossene technische Ausbildung, z.B. im Bereich Schiffbau, oder eine kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bürokauffrau/-mann oder im Office- oder Projektmanagement
• Erste Berufserfahrung (1-2 Jahre) im Projektumfeld sowie Kenntnisse im Projektmanagement
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung in der Arbeit mit Jira und Confluence sowie Vertrautheit mit einer Dokumentenmanagement-Software und ERP-Systemen erwünscht
• Schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, z. B. bei der Zuordnung von Dokumenten, Metadaten und Zugriffskontrollen
• Lösungsorientiertes und analytisches Denken sowie ein sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement
• Bereitschaft zu gelegentlichen, vorwiegend nationalen Dienstreisen (ca. 10%)

Wir bei der NVL setzen auf eine sturmerprobte Crew, in der sich jeder auf jeden verlassen kann. Deshalb fördern wir ein Arbeitsumfeld, das zum Bleiben einlädt, und bieten Ankermöglichkeiten wie spannende Entwicklungschancen in weiterführenden Aufgaben innerhalb der gesamten NVL. Natürlich begleiten wir Sie auf Ihrem Weg bei uns mit gezielten Personalentwicklungsmaßnahmen, von denen wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch erzählen.