Assistenz / Office Manager im Büro der Universitätsleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, auch in englischer Sprache
  
• Umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Koordination und Umsetzung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung
  
• Selbstständige Bewirtschaftung, Überwachung und Controlling der Budgets der Universitätsleitung einschließlich der haushaltsrechtlichen Prüfung und Abwicklung der dem Präsidenten sowie den Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten zugewiesenen Mittel
  
• Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen zwischen der Universitätsleitung, zentralen Einrichtungen sowie internen und externen Ansprechpersonen
  
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Universitätsleitung
  
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse im Büro der Universitätsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
  
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur
  
• Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
  
• Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz
  
• Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  
• Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert
  
• Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen
  
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
  
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  
• Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
  
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
  
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
  
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten Denken

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Arbeitszeit