Assistenz der Rechtsabteilung (m/w/d)

Ein schlagkräftiges & dynamisches Team sucht Sie, wenn Sie Lust auf Abwechslung, Herausforderungen und Teamzusammenhalt haben!

Wer wir sind:

Die HGK Shipping ist das führende Binnenschifffahrtsunternehmen in Europa. Wir sind wegweisender Partner in der Trocken-, Gas- und Chemieschifffahrt. Mit einem Flottenbestand von über 300 eigenen und gecharterten Binnenschiffen befördern wir pro Jahr etwa 35 Mio. Tonnen Fracht. Im Verbund der HGK-Gruppe kombinieren wir durch moderne Konzepte die Verkehrsträger Schiene, Wasser und Straße zu nachhaltigen Transportketten und sind einer der führenden Akteure im intermodalen Güterverkehr. Mehr als 2500 Menschen arbeiten heute von Rotterdam bis zu unserer Niederlassung in Zug (Schweiz) unter dem Dach der HGK-Gruppe.

Für unseren Standort in Duisburg suchen wir Sie zum frühestmöglichen Zeitpunkt unbefristet als Assistenz der Rechtsabteilung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit.

Ihre Aufgaben umfassen Kernbereich Administrative Unterstützung

• Digitale und physische Dokumentenverwaltung
• Pflege und Aktualisierung von Vertrags- und Fristendatenbanken sowie des digitalen Vertragsarchivs
• Organisation interner und externer Besprechungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Bestellwesen, Reisekostenabrechnung)

Gesellschaftsrechtliche Unterstützung

• Beschlusswesen und Beteiligungsmanagement
• Mitwirkung bei Jahresabschlussarbeiten und Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern
• Vorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Prüfungszwecke
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Vorgängen in Abstimmung mit Notaren
• Verwaltung von Registersachen (Handelsregister, Transparenzregister, Gewerberegister)

Compliance & Risikomanagement

• Pflege des internen Kontrollsystems (IKS) und der Zeichnungsberechtigungslisten
• Durchführung von Sanktionslistenprüfungen
• Begleitung von Insolvenzverfahren (Anmeldung, Bearbeitung, Abwicklung)

Kommunikation & Koordination

• Korrespondenz mit internen Fachabteilungen, externen Rechtsanwälten, Notaren und Behörden
• Schnittstelle zu Wirtschaftsprüfern während der Abschlussprüfung
• Unterstützung bei der Budgetplanung des Rechtsbereichs

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Rechtsfachwirt/in oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer Rechtsabteilung, Kanzlei oder vergleichbaren Position
• Fundierte MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
• Grundkenntnisse im Vertrags- und Gesellschaftsrecht wünschenswert
• Deutsch beherrschen Sie in Wort und Schrift, von Vorteil sind zusätzlich gute Englischkenntnisse
• Hohe Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit Liebe zum Detail
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit bei wechselnden Prioritäten
• Proaktive, serviceorientierte Herangehensweise
• Analytisches Denkvermögen und Problemlösungskompetenz

Wir bieten

• Eine interessante sowie anspruchsvolle Tätigkeit in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis
• Einen zukunftsorientierten, sicheren Arbeitsplatz in einem Unternehmen mit Wachstumsperspektive
• Ein sympathisches, kleines und schlagkräftiges Team mit sehr gutem Arbeitsklima
• Strukturierte Onboarding Maßnahmen und eine gute, begleitete Einarbeitung
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine attraktive Vergütung sowie umfangreiche Sozialleistungen
• Verkehrsgünstige, zentrale Lage
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit, bzw. große Flexibilität bei der Festlegung des Arbeitsortes
• Zuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung und zu vermögenswirksamen Leistungen
• Angebot einer Krankenzusatzversicherung, Bikeleasing, vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports, Getränke, Obstkorb; sowie Mitarbeiterrabatte über unser Online-Portal

Klingt spannend? Dann bewerben Sie sich jetzt mit Ihrem Lebenslauf und allen relevanten Unterlagen, die Sie auszeichnen– wir freuen uns auf Sie! Bewerben Sie sich bitte nur über unser Jobportal unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit.



Wir freuen uns Sie kennenzulernen!

Ihre Daten werden für den Bewerbungsprozess elektronisch gespeichert, verarbeitet und genutzt. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses löschen wir Ihre Daten spätestens nach 6 Monaten, sofern Sie keiner weiteren Speicherung zustimmen.

HGK Shipping GmbH
Sarah Mantler / HR Business Partner
Telefon +49 203 39587 112